Le syndic bénévole assisté

Co’hop! Copro

Aujourd’hui, plusieurs possibilités s’offrent aux copropriétaires pour gérer leur immeuble.

Le syndic professionnel

Le syndic professionnel gère l’ensemble des tâches comptables (encaissement, recouvrement, constitution des budgets), juridiques (tenu des registres, gestion complète des assemblée…), techniques (souscription des contrats, maintenance du bâtiment et gestion des travaux) de la copropriété.

 Le syndic bénévole

Le syndic bénévole est un copropriétaire élu par les autres copropriétaires pour représenter juridiquement la copropriété.

Le but étant de faire économiser les frais de syndic et réduire les charges.

Les outils de gestion de copropriété digitale

Depuis quelques années émergent des sites proposant des outils de gestion en ligne pour syndic bénévole moyennant un abonnement mensuel. Ces plateformes proposent les outils et des conseils, mais ne sont pas présentes physiquement pour assister les syndics bénévoles et la gestion technique des biens immobiliers.

Maintenant il y a Co’Hop Copro

« Ok, Quel est le principe ? »

Le principe de Co’hop! Copro est de fournir au syndic bénévole une application informatique ludique et accessible permettant de gérer la copropriété comme un pro. Pour le reste pas de panique, Co’hop! Copro vous accompagne sur le terrain pour la gestion de chantiers, sinistres…

En bref, la co-gestion de copropriété

« Mais quelle différence avec les autres services de gestion en ligne? »

La différence avec les autres plateformes de gestion en ligne est la possibilité d’avoir un interlocuteur unique et physique avec une présence sur le terrain avec au moins une rencontre annuelle. En plus, Co’hop! Copro peut vous assister dans diverses tâches de gestion administrative, comptables et techniques de votre immeuble.

« Qu’est ce que cela apporte aux copropriétaires ? »

L’avantage pour le syndicat des copropriétaires est de collaborer avec un gestionnaire qui consacre son temps au suivi technique, à l’entretien du bâtiment et aux économies de charges plutôt qu’à des tâches administratives chronophages.

Co’hop! Copro : Un syndic bénévole accompagné par un gestionnaire pro

Gestion administrative et comptable en ligne par le syndic bénévole

Co’hop!Immo vous assiste dans diverses tâches administratives et comptables (saisie de la copropriété lors de la reprise, immatriculation de copropriété, établissement de budgets.. tout est possible!)

Vous gardez la main

La syndic bénévole peut nous confier une multitude de tâches qu’il souhaite déléguer.. Vous gardez la main sur la gestion de votre immeuble, vous économisez

Gestion Technique

Co’hop!Copro peut assurer la gestion technique du bâtiment ( travaux, suivi de sinistres…)

Un logiciel, c’est bien, mais pour faire quoi?

  • Pour tenir votre comptabilité : saisie intelligente des encaissements et des factures, imputations comptables automatisées, génération des appels de fonds…
  • Pour gérer votre copropriété : gestion des appels d’offres, aide à la décision et comparatif des charges, génération et gestion des rapports d’intervention, mise à jour du carnet d’entretien automatique…
  • Pour impliquer vos voisins : signalement d’incident, remontée d’information auprès des habitants, sondages participatifs, diffusion d’informations…

A chaque fin d’exercice

  • Pour la clôture de vos comptes : édition des documents comptables, grand livre, journaux, relevés des dépenses….
  • Assemblée Générale : planification, création de l’ordre du jour, bibliothèque de résolutions, tenue de l’AG, enregistrement des votes, génération du procès-verbal, envoi automatique des convocations et des procès-verbaux…

…Et pour toutes vos tâches exceptionnelles

  • Pour traiter les contentieux : rappels automatiques des impayés, intervention des huissiers à la demande…
  • Pour gérer les départs et les arrivées : gestion des mutations, construction du dossier pour le notaire…
  • Sinistres : gestion du dossier, courtage d’assurance…

 

    Quelques questions fréquentes

    …que vous vous posez peut-être!

    Qu'est-ce qu'un syndic bénévole ?

    Le syndic est l’organe central d’une copropriété immobilière. Il agit en tant qu’organe exécutif. A ce titre, ses missions et attributions sont nombreuses et variées.

    Le syndic bénévole se retrouve essentiellement dans les petites copropriétés.

    Il s’agit alors bien souvent d’un des copropriétaires.

    Retrouver plus d’information sur le guide du syndic bénévole

    La mission de gestion administrative et financière du syndic de copropriété bénévole

    Les missions du syndic bénévole sont généralement répartis en trois catégories : la mission de gestion, la mission d’exécution, et la mission de représentation.

    La mission de gestion comprend deux tâches : la gestion administrative et la gestion financière.

    Parmi les tâches de gestion administrative, le syndic bénévole a en charge la tenue ainsi que l’archivage des documents administratifs et juridiques de la copropriété. Il s’agit par exemple des procès-verbaux des assemblées générales, du carnet d’entretien de l’immeuble etc. Plus généralement, le syndic bénévole assume le rôle de secrétariat de la copropriété.

    Il a également comme mission de préparer le déroulement des assemblées générales. A ce titre, il doit concocter l’ordre du jour, envoyer les convocations, jouer le rôle de secrétaire de séance lors de l’assemblée générale.

    Mais le syndic bénévole doit également s’assurer de la bonne gestion financière de la copropriété. A cette fin, il est mandaté par le syndicat des copropriétaires pour tenir sa comptabilité, mais également pour percevoir les charges de copropriété, et pour préparer le budget annuel prévisionnel.

    Les obligations du syndic de copropriété bénévole

    Le syndic bénévole n’a pas d’obligations professionnelles proprement dites, du fait de son statut de bénévole. Néanmoins, dans la pratique, le syndicat des copropriétaires invite le syndic bénévole à souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle, au même titre que le syndic professionnel.

    Dans ce cas, le montant des primes d’assurance est souvent pris en charges par la copropriété, au titre des charges communes.

    Par ailleurs, le syndic bénévole peut être tenu d’adhérer à une association professionnelle, afin de l’assister dans ses tâches sur les plans juridique, technique et comptable.

    L’accord de tous les copropriétaires est il nécessaire pour s’inscrire sur co’hop!copro?

    En tant que syndic bénévole, vous n’êtes pas obligé d’obtenir l’accord de vos copropriétaires pour utiliser Co’hop! Gestion sauf si le prix de l’abonnement dépasse le plafond que vous pouvez engager librement (ces sommes sont votées en AG). Il est cependant recommandé de demander l’avis aux autres copropriétaires ou conseil syndical.

    Ou puis-je trouver un modèle de contrat de syndic bénévole ?

    Vous pouvez le trouver à partir de ce lien.

    Le gestionnaire Co’hop! Copro est il physiquement présent ?

    Tout à fait, et c’est la base du concept! Le gestionnaire Co’hop! Copro est à votre disposition pour une rencontre une fois par an dans votre immeuble afin de faire un audit et de vous orienter dans la préparation des assemblées générales.

    En cas de demande de travaux ou gestion de sinistre, le gestionnaire Co’hop! Copro se rend sur place pour les devis, le suivi de chantier et la réception de travaux. Le syndic bénévole est toujours informé et convié au rendez vous. Sa présence n’est cependant pas obligatoire!

    Comment peut on vous contacter ou formuler les demandes spécifiques ?

    Sur votre espace abonné vous avez accès à un module de demandes spécifiques et sur lequel vous pouvez retrouver le suivi de ces demandes.

    Vous pouvez également formuler vos demandes par mail (Contact@Cohop-immo.com), téléphone : 06.07.25.65.86 ou par chat directement sur notre site.

    Quelles sont les demandes complémentaires possibles?
    • Saisie de la copropriété à la reprise
    • Etablissement de budgets
    • Etablissement de pré état daté / état daté lors de la vente de lots
    • Immatriculation de copropriété
    • Gestion de travaux
    • Déclaration préalable de travaux
    • Gestion de sinistre
    • Participation aux expertises
    • Aide à la préparation des assemblées générales (formulation des ordres du jour…)
    • Etablissement de devis et mise en relation avec divers prestataires (nettoyage, assurance…)

    Et bien d’autres choses encore! N’hésitez pas à formuler toutes vos demandes.

    Les missions du syndic de copropriété bénévole :

    Le syndic de copropriété, qu’il soit bénévole ou professionnel, est en même temps l’organe exécutif et l’organe de gestion de la copropriété. C’est la raison pour laquelle le syndic occupe une place à part dans le fonctionnement de toute copropriété.

    Le syndic bénévole a globalement les mêmes attributions que le syndic de copropriété professionnel. Il représente le syndicat des copropriétaires dans la gestion courante de la copropriété. A ce titre, le syndic bénévole est mandaté par l’ensemble des copropriétaires pour agir en leur nom et pour leur compte, et dans l’intérêt de la copropriété.

    L’exécution des décisions des assemblées générales

    Le syndic bénévole assume également une fonction d’exécution. A ce titre, il est chargé d’exécuter toutes les décisions prises lors des assemblées générales des copropriétaires.

    Enfin, le syndic bénévole est mandaté par le syndicat des copropriétaires pour le représenter en justice.

    Comment passer en syndic bénévole ?

    Pour passer d’un syndic professionnel à un syndic bénévole, un vote de l’assemblée générale des copropriétaires est nécessaire. Pour cela, Il suffit de respecter la même procédure qu’en cas de changement de syndic :

    –  Envoi de la demande d’ajout à l’ordre du jour du Renouvellement du mandat du syndic ou élection d’un syndic bénévole, au moins deux mois avant l’AG

    –  Envoi des convocations pour l’AG avec l’ordre du jour

    –  Vote en AG : la décision doit être prise à la majorité absolue de l’article 25 (majorité de tous les copropriétaires, présents comme absents), ou à défaut de majorité, si au moins les deux tiers des voix sont réunies, lors d’un deuxième vote à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.

    Pour plus de détail sur la démarche complète, rendez-vous sur notre page « Changer de syndic » ici

    Quels sont les documents nécessaires pour commencer la gestion sur Co’hop!Copro?

    Vous devez récupérer :

    • votre règlement de copropriété et ses modifications éventuelles
    • votre contrat d’assurance
    • vos derniers appels de provisions
    • la dernière convocation de votre AG + annexes + les 3 derniers PV d’assemblée générale
    • les derniers relevés bancaires de la copropriété
    • le grand livre
    • votre carnet d’entretien
    • les contacts & adresses des copropriétaires ainsi que l’attribution de leurs lots
    • les contrats énergies & maintenance
    • l‘IBAN du compte de votre copropriété
    • le contrat de syndic bénévole
    • les noms & prénoms des membres du conseil syndical
    • si vous avez : des plans et photos de votre immeuble
    Combien coûte l’abonnement Co’hop! Copro?

    C’est très simple, le prix est de 10€TTC/ Lot et par mois et pas mois si vous effectuez un règlement annuel à la souscription de l’abonnement.

    Le prix sera de 11€ TTC/ Lot par mois si vous choisissez une paiment trimestriellement.

    Exemple : Pour une copropriété de 5 lots :

    Paiement annuel à la souscription de l’abonnement 10€ x 5 lots x 12 mois = 600€/an.

    Paiement trimestriel : 11€ x 5 lots x 12 mois = 660€.

    Au moins 50 % d’économie par rapport à un syndic classic.

    Voir les tarifs.

    Comment se passe le paiement de l’abonnement Co’hop! Copro ?

    Les frais d’abonnement Co’hop! Immo seront prélevés par mandat SEPA directement sur le compte séparé de la copropriété.

    C’est sans engagement, ok. Mais comment puis-je résilier ?

    Rien de plus facile, un simple mail avec la date souhaitée de l’arrêt de l’abonnement et si possible une petite explication pour que nous puissions continuer de progresser.

    Nous vous confirmerons par retour de mail l’arrêt de l’abonnement ainsi que l’arrêt des prélèvements.

    La solution Co’hop!Copro m'intéresse comment se lancer ?

    Sage décision ! Vous pouvez vous tout d’abord nous contacter par mail ou téléphone ou chat afin pour toute question ou convenir d’un rendez vous.  Vous êtes sûr de vous et débrouillard en informatique ? Regardez notre vidéo tutorielle.

    De quels documents dois-je dispoer pour utiliser Co’hop!Copro?

    Cette étape n’est pas la plus simple, mais Co’hop! Copro sera la pour vous assister et pourra même effectuer pour vous cette tâche fastidieuse!

     Pour cela il vous faudra :

    • votre règlement de copropriété et ses modifications éventuelles
    • votre contrat d’assurance
    • vos derniers appels de provisions
    • la dernière convocation de votre AG + annexes + les 3 derniers PV d’assemblée générale
    • les derniers relevés bancaires de la copropriété
    • le grand livre
    • votre carnet d’entretien
    • les contacts & adresses des copropriétaires ainsi que l’attribution de leurs lots
    • les contrats énergies & maintenance
    • l‘IBAN du compte de votre copropriété
    • le contrat de syndic bénévole
    • les noms & prénoms des membres du conseil syndical
    • si vous avez : des plans et photos de votre immeuble

    Si l’exercice est commencé, et si vous les avez, les factures sur l’exercice, le suivi des paiements et le détail des appels de fonds.

    Et comment ça marche ?

    Mode d’emploi

    Pour démarrer :

    1. Il faut tout d’abord qu’un syndic bénévole soit élu en assemblée générale.
    2. Vous créez un compte ou nous  directement. (liens créer un compte). Nous vous recontacterons très rapidement.
    3. Envoyez nous les documents de la copropriété ( réglement de copropriété, balance comptables, listing des copropriétaires, IBAN du compte bancaire, factures en cours…).
    4. Nous saisissons l’ensemble et vous configurons tout ça dans votre espace.
    5. Vous pouvez gerer vous meme votre copropriété! Biensur nous sommes la pour vous assister pour la prise en main.

    Au quotidien :

    Le syndic bénévole a toute les clés en main pour gérer la copropriété comme un pro :

    • Appel de charges  et encaissement de paiements.
    • Etablissement des budgets.
    • Gestion des assemblées ( de la rédaction de l’ordre du jour à l’envoi de PV, meme plus besoin de mettre sous plie et d’aller à la poste, le logiciel s’occupe meme de cela!).
    • Accès à l’intranet pour tous les copropriétaires.

    Si vous êtes coincés ou manque de temps :  vous déléguez ce que vous souhaitez en effectuant les demandes en ligne via votre espace copropriété. Co’hop! Copro prends le relais!

    Une fois par an (inclu dans le forfait) ou plus si besoin Co’hop! Immo se rend dans votre copropriété pour faire un audit de votre immeuble et vous aide à préparer l’assemblée générale. 

    Et pour ne rien oublier de vos obligations

    Co’Hop est là pour tout le monde

    Le gestionnaire Cohop peut effectuer pour vous un grand nombre de tache à la demande :

    • Saisie de la copropriété à la reprise
    • Etablissement de budgets
    • Etablissement de pré état daté / état daté lors de la vente de lots
    • Immatriculation de copropriété
    • Gestion de travaux (déclaration préalables)
    • Gestion de sinistre
    • Participation aux expertises
    • Aide à la préparation des assemblées générales (formulation des ordres du jour…)
    • Et bien d’autres choses encore!

    Co’hop! Copro, une prestation à la carte des économies pour tous!

    Contrat de syndic bénévole type

    Téléchargez gratuitement le modèle de contrat en vous inscrivant à notre newsletter

    Contrat de syndic non professionnel

    Nous contacter

    Nous appeler

    06 07 25 65 86

    Adresse e-mail
    Notre adresse

    330 Avenue de Brigode - 59650 Villeneuve d’Ascq

    Lorem tristique mi, mattis at luctus leo odio eget elit. ut